Même sans licence Copilot payante, vos équipes ont accès au chat Copilot avec leurs comptes entreprise via l'interface de base (accessible sur copilot.cloud.microsoft). Les collaborateurs peuvent utiliser les fonctionnalités de base de l'IA : poser des questions et analyser des documents par exemple, mais ça s'arrête là : il n'y a pas de lien avec l'environnement de travail (documents sur SharePoint, accès aux mails Outlook, etc.) ni l'intégration dans les applications bureautiques comme Excel ou PowerPoint.

Avec la licence payante, Copilot peut justement lire et utiliser vos documents, vos mails et vos réunions, et il travaille directement dans Word, Excel et PowerPoint.

Ce guide s'adresse aux entreprises et aux indépendants qui utilisent l'IA pour leur activité. Si vous cherchez une IA pour un usage personnel, il ne vous concerne pas : les licences et les règles de confidentialité ne sont pas les mêmes.

En étant connecté à son compte entreprise dans l'application Copilot, on peut vérifier de quel niveau de licence on dispose en regardant en bas à gauche, au niveau de son profil.

Vous y verrez l'un de ces trois niveaux de licence :

Sur certains comptes, c'est « Pro » qui s'affiche au lieu de « Premium » : il s'agit de la même licence. Et si vous croisez le nom « Microsoft Copilot », c'est normal : Microsoft a renommé sa licence Microsoft 365 Copilot en 2026, alors que c'est toujours « M365 Copilot » qui s'affiche sur les comptes.

Sources : Microsoft Learn, vue d'ensemble de Microsoft Copilot Chat (septembre 2026) ; Microsoft Learn, options de licence pour Microsoft Copilot (septembre 2026).

Le tableau ci-dessous compare ce que vos équipes peuvent faire sans la licence payante, et avec :

La différence est principalement la recherche dans vos documents : avec la licence payante, Copilot va chercher lui-même le bon document, le bon mail ou le bon compte rendu, sans que vous ayez à le lui fournir, alors que sans elle, c'est à vous de lui donner le document.

Une exception : dans Outlook, même sans licence payante, Copilot peut répondre à vos questions sur vos mails, votre agenda et vos réunions.

Un agent est un assistant configuré une fois pour une tâche précise, que l'on relance ensuite en un clic : sans licence payante, vos équipes ne peuvent utiliser que les plus simples.

Pour voir concrètement ce que Copilot peut faire dans un fichier Excel, avec ou sans la licence payante, lisez notre article sur Copilot dans Excel.

Sources : Microsoft Learn, vue d'ensemble de Microsoft Copilot Chat (septembre 2026).

Chez les ETI et les grands comptes que nous formons, les collaborateurs disposent en général déjà de Copilot avec leur compte Microsoft 365, au moins dans sa version de base : la question est alors de déterminer qui a besoin de la licence payante.

Dans la plupart des équipes, on retrouve trois cas :

1. Ceux qui rédigent et cherchent de l'informationPour rédiger des mails, des notes ou des comptes rendus, reformuler un texte ou faire une recherche, le chat Copilot de base leur suffit : la licence payante ne changerait pas grand-chose à leur quotidien.
2. Ceux qui travaillent sur les documents et les chiffres de l'entrepriseC'est pour eux que la licence payante est la plus intéressante : quand ils préparent un reporting, un budget ou une présentation à partir de données internes, Copilot peut lire et utiliser les documents de l'entreprise, et il travaille directement dans Word, Excel et PowerPoint.
3. Ceux qui passent leur journée dans OutlookDans Outlook, Copilot peut déjà répondre à leurs questions sur leurs mails, leur agenda et leurs réunions, même sans licence payante : avant d'acheter, vérifiez si cela ne leur suffit pas.

Deux points à connaître avant de décider : d'abord, depuis le printemps 2026, dans les organisations de plus de 2 000 utilisateurs, les collaborateurs sans licence payante ne peuvent plus utiliser Copilot dans Word, Excel, PowerPoint et OneNote, mais ils le conservent dans Outlook (nous le détaillons dans notre comparatif des IA pour Excel) ; ensuite, rien n'oblige à équiper tout le monde, puisque la licence s'attribue personne par personne : vous pouvez tout à fait commencer par une seule équipe.

Les licences Microsoft sont compliquées, c'est un vrai millefeuille : un abonnement Microsoft 365 (Business Standard, Business Premium, E3 ou E5), une licence Copilot par-dessus (Microsoft Copilot, ou Microsoft Copilot Business pour les abonnements Business), et un niveau affiché sur chaque compte. Vérifiez au cas par cas, et validez avec votre DSI.

Quatre vérifications avant de signer :

• Votre abonnement comprend peut-être déjà la licence Copilot.Depuis le 1er juillet 2026, Microsoft vend aux PME deux abonnements qui la comprennent : Business Standard with Copilot et Business Premium with Copilot (sur le site français de Microsoft : « Microsoft 365 Business Standard et Microsoft 365 Copilot Business », et de même pour Premium). Dans les grandes entreprises, l'abonnement Microsoft 365 E7 la comprend aussi. Si votre entreprise a souscrit l'un de ces abonnements, vos équipes disposent déjà de la licence payante, et il n'y a rien à acheter en plus. Les abonnements Microsoft 365 classiques incluent, eux, le chat, qui peut aussi répondre à des questions sur vos mails et votre agenda, et des agents dans Word, Excel et PowerPoint, mais pas la licence payante : regardez donc le nom exact de votre abonnement, puis le niveau affiché sur les comptes.
• Il existe deux licences aux noms proches.Microsoft Copilot Business est réservée aux abonnements Business, tandis que Microsoft Copilot peut s'ajouter aussi bien aux abonnements Entreprise qu'aux abonnements Business : votre revendeur ou votre DSI vous indiquera laquelle correspond à votre contrat.
• La licence s'attribue personne par personne.C'est votre administrateur qui l'attribue, depuis le centre d'administration Microsoft 365 ; il peut aussi vérifier, avec un outil de diagnostic de Microsoft (Copilot License Details), qu'un compte remplit bien les conditions.
• Les droits d'accès à vos fichiers.Avec la licence, Copilot peut lire et utiliser tous les documents qu'une personne a le droit d'ouvrir, y compris ceux qui ont été partagés trop largement : un dossier RH partagé par erreur avec toute l'entreprise sur SharePoint peut alors ressortir dans la réponse de Copilot à n'importe quel collaborateur. Faites vérifier ces partages par votre DSI avant d'attribuer les licences.

Côté budget, en paiement annuel, comptez 26,00 € HT par personne et par mois pour la licence Microsoft Copilot, que Microsoft appelle encore Microsoft 365 Copilot sur sa page des tarifs, et 18,20 € HT hors promotion pour Microsoft Copilot Business, réservée aux abonnements Business, qui sont limités à 300 utilisateurs. Les deux abonnements qui comprennent déjà la licence coûtent 20,36 € HT (Business Standard with Copilot) et 27,73 € HT (Business Premium with Copilot) par personne et par mois, abonnement Microsoft 365 compris. Nous comparons ces montants au coût d'une formation dans notre article sur le prix d'une formation IA en entreprise.

Il reste un point que l'achat de licences ne règle pas : une équipe qui ne sait pas quoi demander à Copilot garde ses habitudes, et les licences payées restent inutilisées. C'est ce que nous travaillons dans notre formation Copilot, sur les cas de chaque équipe.

Sources : Microsoft, offres et tarifs de Microsoft 365 Copilot (prix relevés le 21 septembre 2026) ; Microsoft, annonces aux partenaires de juin 2026 (abonnements with Copilot) ; Microsoft Learn, options de licence pour Microsoft Copilot (septembre 2026) ; Microsoft, offres Microsoft 365 Business avec Copilot ; Microsoft Learn, données, confidentialité et sécurité de Microsoft Copilot (juillet 2026).